Minden komoly esemény legalább minimális tervezést igényel. Gyerekbuli, diplomások találkozójának estéje vagy baráti buli megszervezéséhez időt kell fordítania a költségvetés tervezésére, a helyiségek kiválasztására és előkészítésére, a játékok és versenyek átgondolására. Minél körültekintőbb a tervezés, annál hatékonyabb és emlékezetesebb lesz az esemény.
Utasítás
1. lépés
Tegyen világos és tömör célokat maga elé. El kell képzelnie, hogy kinek és miért tartják az eseményt. A célok első blokkja arra vonatkozik, amit el akarsz érni. Nagyrészt meghatározza az esemény általános iránya. Gondoljon a résztvevőkkel kapcsolatos célokra is: mit kell majd tenniük, milyen feladatokat kell elvégezniük stb. Az értelmetlen találkozás szürke és unalmas időtöltéssé válhat.
2. lépés
Alakítson ki egy csapatot, amely átveszi a felelősséget az esemény megszervezéséért. A funkciók elosztása a szervezők között. Valaki felelős lesz a helyiségek kiválasztásáért és kialakításáért. Másoknak kell beszerezniük a szükséges anyagokat, élelmiszereket és egyéb kiegészítőket. Ha baráti bulit tervez, akkor valószínűleg szüksége lesz egy au pair-re.
3. lépés
Gondolja át az esemény formáját, és szigorúan tartsa be az elfogadott formátumot. Ez lehet otthoni üzleti szeminárium, vállalati buli, osztálytársak találkozója, újévi vagy gyermekparti. Mindegyik forma külön előkészítést és a résztvevők átgondolt összetételét igényli. A rendezvény látogatóinak tisztában kell lenniük azzal, hogy mi vár rájuk a találkozón. A résztvevőket nem szabad megtéveszteni.
4. lépés
Készítsen költségbecslést. Tegye fel a listába a helyiségek bérlésének, kiegészítők, élelmiszerek vásárlásának és a harmadik fél szolgáltatásainak kifizetésének költségeit. Fontolja meg az esemény finanszírozási forrását. A legegyszerűbb esetben a megoldás az egyes résztvevők részvényfinanszírozása lehet. Jegyek eladása vagy lottó szervezése segít egy komolyabb találkozó megtérülésében.
5. lépés
Készítsen eseményprogramot. Sorolja fel a szervezők, az előadók és a résztvevők lépéseit. A jól átgondolt szkript megment benneteket a kínos szünetektől, a bekötéstől és egyéb félreértésektől.
6. lépés
Készítsen meghívókat a résztvevők számára. Ebben a szakaszban pontosan tudnia kell az esemény dátumát, idejét és helyét. A hivatalos eseményekhez előzetesen írásbeli meghívót kell kérni. Kevésbé jelentős események esetén elég lehet felhívni a listán szereplő vendégeket. Célszerű ezt néhány nappal az esemény előtt megtenni, hogy mindenkinek legyen ideje változtatni szakmai és személyes tervein.
